RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN
(Aanwijzing)
1. Definisi
Suatu pertemuan yang telah dijadwalkan oleh panitia / pejabat pengadaaan dengan
melibatkan calon penyedia barang dan perwakilan unit kerja (pengguna barang), untuk
membahas substansi dokumen pengadaan.
2. Tujuan
Memberikan penjelasan mengenai substansi dokumen pengadaan termasuk di dalamnya
spesifikasi dan kuantitas barang yang akan diadakan, metode dan jadwal pengadaan, Total
nilai Harga Perkiraan Sendiri (HPS), contoh dokumen dan penilaian kualifikasi, dan
sebagainya.
3. Pelaksana
Penanggung jawab dari pekerjaan ini adalah pejabat / panitia pengadaan. Pihak lain yang
terkait dalam aktivitas ini adalah wakil Unit Kerja dan Calon Penyedia barang.
No
Personil
Tanggung Jawab
1
Pejabat/Panitia
Pengadaan
Menyampaikan undangan
Mempersiapkan dan mengadakan rapat penjelasan.
Membuat absensi rapat.
Membuat berita acara rapat penjelasan dan
menyampaikan kepada seluruh peserta rapat.
2
Wakil Unit Kerja
Menghadiri rapat penjelasan sampai selesai.
Memberikan klarifikasi akhir atas spesifikasi barang yang
sudah diajukan.
3
Calon Penyedia barang
Memahami substansi dokumen pengadaan barang
4. Kebijakan
4.1 Waktu Pelaksanaan
Proses bisnis ini dilaksanakan untuk semua proses pengadaan barang yang
memerlukan penjelasan pekerjaan, sebagaimana diatur dalam Keputusan Presiden
Nomor 80 Tahun 2003.
4.2 Input/Output
Input :
• Dokumen jalur pengadaan (untuk unit kerja)
• Dokumen pengadaan (untuk calon penyedia barang)
Output :
• Berita acara rapat penjelasan
• Addendum dokumen pengadaan (jika diperlukan)
4.3 Standar Waktu Pelaksanaan
Proses ini dilaksanakan selama 1 hari kerja.
5. Prosedur
1. Pembuatan dan pengiriman undangan rapat oleh pejabat / panitia pengadaan kepada
unit kerja terkait, dan ditembuskan kepada pejabat pembuat komitmen.
2. Penjelasan pekerjaan dilakukan di tempat dan pada waktu yang ditentukan, dihadiri oleh :
• Pejabat / panitia pengadaan
• para calon penyedia barang
• perwakilan unit kerja
3. Ketidakhadiran calon penyedia barang pada saat penjelasan lelang tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak / menggugurkan penawaran.
4. Unit kerja wajib mengirimkan wakilnya dengan kriteria sebagai berikut :
• Memahami spesifikasi barang yang diajukan oleh unitnya
• Mampu dan memiliki wewenang untuk mengambil keputusan atas perubahan dan
penetapan spesifikasi.
5. Ketidakhadiran wakil unit kerja menandakan bahwa unit kerja yang bersangkutan
menerima seluruh hasil rapat penjelasan.
6. Agenda rapat penjelasan lelang, minimal memuat :
• Pembukaan
• Penjelasan dokumen pengadaan oleh pejabat/panitia pengadaan
• Konfirmasi spesifikasi barang kepada perwakilan unit kerja
• Penayangan HPS
• Tanya jawab
• Kesimpulan
• Penandatanganan berita acara oleh pejabat/panitia pengadaan, perwakilan calon
penyedia barang, dan perwakilan unit kerja.
Flowchart Rapat penjelasan dapat dilihat pada gambar berikut.
Rapat Penjelasan (Aanwijzing)
Calon penyedia
barangUnit KerjaPejabat/panitia
pengadaan
Dokumen jalur
pengadaan
Dokumen
PengadaanDokumen jalur
pengadaan
Dokumen
PengadaanMembuat
Undangan
RapatUndangan rapatUndangan rapatRapat Penjelasan LelangMembuat
berita acara
Berita AcaraBerita AcaraBerita Acara
